Mit Informationen überladene Folien haben den scheinbaren Vorteil, dass man sie ohne Veränderungen als Handout oder Tagungsunterlage elektronisch oder in Papierform verteilen kann. Ein zusätzlicher Aufwand ist nicht nötig. Ein Fehler, wie ich meine. Sie verzichten auf die Möglichkeit, einen interessanten Vortrag zu halten und aussagekräftige Unterlagen an Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu verteilen. “Eine Schreibe ist keine Spreche”. Wenn Sie die gleichen Unterlagen für Vortrag und Tagungsunterlagen benutzen, halten Sie im besten Fall einen guten Vortrag oder haben gute Unterlagen. Meist ist im Ergebnis gleich beides schlecht. “Nicht Fisch, nicht Fleisch”, wie der Volksmund sagt. Mein Vorschlag: Erstellen Sie zuerst eine gute Unterlage zum Verteilen. Dort dürfen ausführliche Tabellen, lange Textstellen, Verweise und Quellenangaben vorkommen.
Erstellen Sie dann erst die PowerPoint-Präsentation. Selbstverständlich lönnen Sie auch jedes andere Präsentionsprogramm benutzen. Bitte auf gar keinen Fall Ihre vorher erstellten Unterlagen als “Steinbruch” nutzen. Damit meine ich, eine komprimierte Präsentation durch Löschung von Inhalten aus den vorher erstellten Unterlagen zu erstellen. Das kann nur schief gehen.
Beachten Sie bei jeder Folie die folgenden Vorgaben:
- Ein großes Bildelement, keine Folie ohne grafisches Element
Unsere Augen werden automatisch zum größten Element hingezogen. Ebenfalls wichtige Blickfänger sind Kontrast, Bewegung und Signalfarben. Blickfänger sollten den allerwichtigsten Informationen vorbehalten bleiben. Falls die Überschrift nicht die wichtigste Information Ihrer Folie ist, das ist sie nach meiner Erfahrung selten, sollte Sie auch nicht die größte Schriftgröße haben. Die größte Schriftgröße gebührt der wichtigsten Information. - Maximal drei Bildelemente
Ein Logo zählt ebenfalls als Bildelement! Falls Ihr Corporate Design das Logo auf jeder Folie vorschreibt, haben Sie bereits ein Bildelement auf jeder Folie weniger. Smileys, Pfeile oder Emojis sind ebenfalls Bildelemente. Und bitte stellen Sie keine Plattitüden als Bilder dar. “Unsere Leuchtturmprojekte“ als Leuchttürme grafisch darzustellen, “Unsere Vision” als Wanderer auf dem Gipfel, der in die Ferne blickt – das verstärkt nicht die Botschaft, sondern wirkt lächerlich. Als Alternative für die beiden Beispiele schlage ich bei den Leuchtturmprojekten die Abbildung der Leuchtturmprojekte vor und bei der Vision ein Gruppenbild der Mitarbeiter des Unternehmens oder ausgewählter Mitarbeiter aus allen Bereichen des Unternehmens. Das sind doch die wichtigen Informationen. - Maximal sechs Elemente einschließlich der Bildelemente
Mehr Elemente kann Ihr Gehirn und auch die Gehirne im Publikum nur durch Abzählen erfassen. Abzählen aber kostet Zeit, Aufmerksamkeit und Anstrengung. Das versucht das Gehirn zu vermeiden. Unser Gehirn liebt schnell erfassbare Informationen. - Hoher Kontrast, versuchen Sie einmal weiße Schrift auf schwarzem Grund
Damit wird die Leinwand zum Hilfsmittel Ihrer Präsentation und lenkt nicht allein durch die Helligkeit des weißen Hintergrundes von Ihnen ab. Sie sind die Präsentation. Weiße Schrift auf schwarzem Grund unterstützt Ihre Präsentation, schwarze Schrift auf weißem Grund stiehlt Sie Ihnen. - Nur eine wichtige Aussage
Verwirren Sie Ihre Zuhörerinnen und Zuhörer nicht mit mehreren gleich wichtigen Aussagen auf einer Folie. Sie verlieren ansonsten die Kontrolle, welche der verschiedenen Informationen die einzelne Person als am wichtigsten erachtet. - Höchsten zwei Zeilen Text oder acht Worte (mindestens 24 Punkt Schriftgröße)
Eine Präsentation ist kein Buch. Wenig Text, eher Stichworte, sind gefragt. Den umfangreichen Text liefern Sie verbal. Verfallen Sie auf gar keinen Fall in den Fehler, den René Borbonus gerne als “Betreutes Lesen: Ich lese laut, Sie lesen leise” bezeichnet. Gehen Sie davon aus, dass die Analphabetenquote in Ihrem Publikum gegen Null geht. Sie müssen nicht vorlesen, was an die Wand gebeamt wird. Es sei denn, der Text ist zu klein, um in den hinteren Reihen gelesen zu werden. Dann gehört aber diese Folie in die Tonne. - Keine Aufzählung mit mehr als fünf Punkten (drei sind noch besser)
Drei ist eine magische Zahl. Drei Elemente sind schnell zu erfassen und wirken harmonisch. Nicht ohne Grund ist in der Musik der Dreiklang oft Grundlage harmonischer Strukturen. - Höchstens drei Zahlen (besser nur eine Zahl)
Zahlen sind hoch abstrakt und bedürfen immer einer Erläuterung. Bei mehreren Zahlen fällt es schwer, die wichtige Zahl schnell zu erfassen. Die beliebten “Kurzformen” der Bilanzen bei Jahreshauptversammlungen sind dafür ein gutes Beispiel. Solche Zahlenwüsten gehören in die Unterlagen. Stellen Sie lieber die entscheidenden Zahlen, z.B. 10% Gewinnsteigerung oder 100.000 Euro Kosteneinsparung als einzelne Zahl dar. Falls Sie einmal mehrere Zahlen nicht vermeiden können (oder meinen, nicht vermeiden zu können), dann gestalten Sie Ihre Präsentation so, dass der jeweils angesprochene Wert durch Kontrast oder Signalfarbe hervorgehoben wird. - Animationen gehören ins Kinderprogramm, aber nicht in Ihre Präsentation!
Eine Ausnahme gilt unter Umständen für technische Informationen, bei denen die Bewegung eine Funktionsweise erklärt. Dann ist es auch eine wichtige Information. Hereinfliegende Texte, aufblitzende Tortendiagramme missbrauchen den starken Blickfänger Bewegung. Sie lassen Sie nicht kompetenter, sondern wahlweise verspielter, alberner, veraltet aussehen. - F*** Corporate Design
Lassen Sie Rahmen, Datum, Dateinamen, Anlass des Vortrags, Logos, Seitenzahlen und Copyrightinformationen, die sich auf jeder Folie wiederholen, weg! Corporate Design schafft Einheitlichkeit und Wiedererkennung. Das ist langweilig! Dafür ist genug Platz in den schriftlichen Unterlagen. Setzen Sie Ihr Firmenlogo stattdessen auf die erste Seite der Präsentation, das reicht. Leider weiß ich auch, dass Verstand häufig keine Chance gegen Corporate-Design-Fetischisten hat. Tun Sie Ihr Bestes für Ihr Publikum und Ihre Präsentation, aber man kann nicht jeden Kampf gewinnen, leider.
Falls Sie nur die Hälfte dieser zehn Punkte beachten, garantiere ich Ihnen, dass Ihre Präsentationen verständlicher und interessanter werden und Ihr Publikum mehr von Ihrer Präsentation im Gedächtnis behält.
Gerne helfen wir Ihnen auf Ihrem Weg zu guten Präsentationsunterlagen. Sprechen Sie uns an.
