PowerPoint – Fluch und Segen zugleich. Die Sünden, die sich mit PowerPoint begehen lassen sind zu zahlreich, um hier vollständig aufgezählt zu werden. Ich will daher an dieser Stelle nur die zehn ärgsten Sünden aufzählen und wie sie vermieden werden.
Sünde #1: Zu viel Text
Für eine wissenschaftliche Arbeit oder ein Manuskript benützen Sie bitte Word oder eine vergleichbare Software. Powerpoint soll Ihren Vortrag unterstützen, nicht das von Ihnen Vorgetragene noch einmal in Textform liefern. Wählen Sie ein Schriftgröße von mindestens 30 Punkt, dann verhindern Sie automatisch zu viel Text, der in denhinteren Reihen und in besonders schweren Fällen bereits in der ersten Reihe wegen der kleinen Schriftgröße nicht mehr gelesen werden kann.
Sünde #2: Vorlesen der PowerPoint-Folien
Unterstellt, dass Sie keinen Vortrag vor Analphabeten halten (dann wäre es sowieso überflüssig, Text an die Wand zu werfen), dann lesen Sie nicht Ihren Text von der Folie vor? Warum? Die meisten Menschen können schneller lesen als sprechen. Falls alles, was Sie sagen an der Wand steht, warum teilen Sie dann nicht nur die PowerPoint als Redeskript aus, das würde allen Beteiligten viel Zeit sparen. Multitasking ist Humbug. Die Anwesenden können entweder den Text lesen oder Ihrer Stimme lauschen, beides gleichzeitig geht nicht.
Sünde #3: Zu viele Elemente
Entschlacken Sie Ihre Präsentation. Auf jeder Folie sollte nur ein Gedanke sein. Verzichten Sie auf Logos und Texte, die sich auf jeder Folie wiederholen. Auf einer Folie sollten sich maximal fünf Elemente befinden. Dazu gehören Hintergrundgrafiken, Überschriften, Logos, Seitenzahlen. Versuchen Sie immer ein passendes grafisches Element auf jeder Folie zu haben und maximal vier Textelemente.
Sünde #4: Schlechter Kontrast
Sofern Sie nicht auf ein Corporate Design bei Ihrer Präsentation Rücksicht nehmen müssen, versuchen Sie helle Schrift auf dunklem Grund zu verwenden. Üblicherweise geschieht dies meist umgekehrt, helle Schrift auf dunklem Grund ist aber besser lesbar und der Vortragsraum muss nicht so stark abgedunkelt werden.
Sünde #5: Detaillierte Tabellen und Grafiken
Die wenigsten Zuhörerinnen und Zuhörer haben ein fotografisches Gedächtnis. Vereinfachen Sie Ihre Tabellen, zeigen Sie nur die Daten, die Sie auch ansprechen. Denken Sie an die Lesbarkeit. Die Aussage „In den zurückliegenden zwei Jahren hatten wir keinen Arbeitsunfall, in den vorherigen fünf Jahren im Schnitt zwei bis drei pro Jahr“ vermittelt Ihre Botschaft besser als eine detaillierte Tabelle nach Jahren. Auch bei Kurven und Diagrammen gilt, arbeiten Sie die Aussage übersichtlich aus. zeigen Sie die entscheidenden Teile. Ein Tortendiagramm, dass überfrachtet mit 5%-Stücken ist, erhöht nicht die Verständlichkeit ihrer Aussage.
Sünde #6: Zu viele Folien
Weniger ist mehr. Nichts ist schlimmer als eine Art Daumenkino von Folien. Versuchen Sie nicht, eine für eine längere Zeit erstellte Präsentation in eine kürzere Vortragszeit zu pressen. Sie können keine auf eine Stunde angelegte Präsentation in dreißig Minuten halten. Da hilft nur kürzen, d.h. weniger Folien!
Peinlich ist es auch, wenn der Moderator oder die Moderatorin Sie darum bitten, zum Ende zu kommen, und Sie entweder abrupt abbrechen oder die restlichen Folien in Warp-Geschwindigkeit durch die Köpfe des Publikums blitzen lassen. Üben Sie Ihre Präsentation im Vorfeld, stoppen Sie die benötigte Zeit. Ungeübte Vortragende haben oft die Angst, dass Ihnen die Folien ausgehen und erstellen daher zu viele Folien mit den genannten Konsequenzen. Unsere Erfahrung zeigt, dass im Live-Vortrag meist 20 Prozent mehr Zeit für die Präsentation benötigt wird als bei den Übungsdurchläufen.
Sünde #7: Animationen
Eine unverzeihliche Sünde. Sofern Sie nicht Zeichentrickfilmer sind, weg damit! In einer ernsthaften Präsentation haben Animationen nichts zu suchen. Hereinfliegende Texte, herausfliegende Tortenstücke erhöhen nie die Aussagekraft Ihres Vortrages. Animationen sorgen auch immer wieder für technische Probleme wegen inkompatibler Softwareversionen. Ersparen Sie sich und Ihrem Publikum dieses Risiko.
Sünde #8: PowerPoint als Hand-Out Ersatz
Falls Sie ein Hand-Out zu Ihrer Präsentation benötigen, dann erstellen Sie dieses separat. Dort können Sie ausführliche Tabellen und längere Texte unterbringen, die in Ihrer Präsentation (siehe Sünden #5 und #6) nichts zu suchen haben. Eine gute Präsentation hat ohne den Vortragenden wenig Sinn. Für solche Fälle bewährt sich die Videoaufzeichnung der Präsentation.
Sünde #9: Hintergrundgrafiken
Wozu? Was ist der Nutzen? Weglassen, falls nicht ein direkter Zusammenhang zur Präsentation besteht. Schmuckgrafiken sind überflüssiger Schnickschnack und haben in einem professionellen Umfeld nichts zu suchen (eigentlich auch nichts in einem „unprofessionellen“ Umfeld).
Sünde #10: Wer ist der Star der Show?
Der Star des Vortrages sind sieht. Das Publikum will Sie hören, Sie und Ihre Erkenntnisse. Lassen Sie sich von PowerPoint nicht die Show stehlen, Sie sind mehr als ein Nachrichtensprecher.
Bonus-Tipp: Ein PDF in der Hinterhand
Unzählig sind die Stolperfallen, die in der Technik liegen. Von zu langsamen Präsentationscomputern zu inkompatiblen PowerPoint-Versionen, von fehlenden Schriftarten bis zu fehlenden Installationen der Präsentationssoftware habe ich bereits alles erlebt.
Falls Sie Ihre Präsentation, natürlich ohne Animationen und Hintergrundgrafiken (siehe Sünden #7 und #9) erstellt haben, sollten Sie Ihre Präsentation zusätzlich als PDF dabei haben. Das funktioniert nach meiner Erfahrung immer, sofern der Beamer funktioniert.
Kursempfehlung: ➜PowerPoint: Das geht auch richtig gut!
